Power BI est un outil de Business Intelligence puissant pour se connecter à de nombreuses sources de données et créer des rapports riches et complexes. Mais cette richesse a un prix ! Entre la liste interminable de requêtes dans Power Query et les dizaines et dizaines de champs dans Power BI, cela peut vite devenir le bazar …
Dans ce cas, comment s’y retrouver ? Voici 3 astuces pour organiser les données dans Power BI.
#1 – Organiser les colonnes et les mesures dans Power BI
Le volet Données présente les tables par ordre alphabétique. Au sein de chaque table, les colonnes et les mesures sont elles-mêmes triées par ordre alphabétique. Cette organisation permet de retrouver facilement un champ lorsque l’on connaît son nom mais n’est pas toujours optimale. En effet, si vos champs sont nombreux, vous souhaiteriez peut-être les classer par catégorie voire sous-catégorie. Dans ce cas, la solution consiste à créer des dossiers et des sous-dossiers.
Pour créer des dossiers et/ou des sous-dossiers, choisissez la vue Modèle.
Dans le volet Données, sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter à un dossier. Dans le volet Propriétés, saisissez le nom du dossier dans la zone de saisie « Afficher le dossier ». Validez en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier ou en cliquant ailleurs dans la fenêtre et le tour est joué !
Pour ajouter plusieurs champs à un dossier, sélectionnez les champs dans le volet Données en maintenant la touche MAJ ou la touche CTRL de votre clavier enfoncée. Vous pouvez ensuite renseigner le nom du dossier dans la zone de saisie « Afficher le dossier » du volet Propriétés.
Vous venez d’ajouter un champ à un nouveau dossier ? C’est parfait ! Maintenant, voyons quelques manipulations complémentaires …
A. Ajouter un champ à un dossier existant
Pour ajouter un champ à un dossier existant, vous devez sélectionner le champ dans le volet Données puis renseigner le nom du dossier existant dans la zone de saisie « Afficher le dossier » dans le volet Propriétés. Vous pouvez aussi glisser puis déposer le champ sur le nom du dossier directement dans le volet Données.
Si vous glissez-déposer un champ sur un autre champ, vous créez une liaison dans le modèle de données.
Prenons un exemple ! Vous souhaitez ajouter le champ Livres[Auteur] au dossier « Caractéristiques ». Pour cela, vous pouvez sélectionner le champ Livres[Auteur] dans le volet Données puis renseigner la zone de saisie « Afficher le dossier » avec le nom du dossier. Le champ Livres[Auteur] apparaît alors dans le dossier « Caractéristiques ».
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi sélectionner le champ Livres[Auteur] dans le volet Données puis glisser-déposer ce champ sur le nom du dossier « Caractéristiques ».
Lorsque vous glissez puis déposez un champ d’une table sur le nom d’un dossier appartenant à une autre table, un dossier du même nom est automatiquement créé dans la table initiale.
B. Ajouter un champ à un sous-dossier
Pour créer des sous-dossiers, renseignez le nom du dossier puis le nom du sous-dossier séparés par un antislash \ dans la zone de saisie « Afficher le dossier ».
C. Ajouter un champ à plusieurs dossiers
Dans Power BI, il est possible d’affecter un champ à plusieurs dossiers. Pour ce faire, sélectionnez le champ dans le volet Données puis renseignez le nom de chaque dossier dans la zone de saisie « Afficher le dossier » du volet Propriétés en séparant chaque nom par un point-virgule.
D. Renommer et supprimer un dossier
Pour renommer un dossier, sélectionnez le dossier dans le volet Données puis cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu contextuel. Vous pouvez aussi faire un clic-droit avec votre souris sur le nom du dossier dans le volet Données. Sélectionnez ensuite l’option « Renommer ».
Pour supprimer un dossier, sélectionnez l’ensemble des champs appartenant au dossier en maintenant la touche MAJ ou la touche CTRL de votre clavier enfoncée. Dans le volet Propriétés, supprimez le nom du dossier dans la zone « Afficher le dossier » puis validez avec la touche ENTRÉE. Le dossier est maintenant supprimé.
#2 – Créer une table des mesures
La création d’une table des mesures est une pratique couramment admise pour organiser les mesures dans un rapport Power BI. En effet, les mesures étant indépendantes de la table dans laquelle elles sont créées – contrairement aux colonnes calculées – il est tout à fait possible de regrouper l’ensemble des mesures dans une table unique. Vous avez ainsi l’ensemble de vos indicateurs au même endroit, ce qui facilite l’utilisation et la maintenance du rapport.
La création d’une table des mesures nécessite trois étapes :
A. Créer une table vide
La première étape consiste à créer une table vide. Dans le menu Accueil, cliquez sur le bouton « Entrer des données ».
Une fenêtre « Créer un tableau » apparaît afin de renseigner manuellement les informations de la nouvelle table. Comme la table des mesures ne contient pas de données autres que les mesures elles-mêmes, renseignez uniquement le nom de la nouvelle table puis cliquez sur le bouton « Charger ».
La nouvelle table « Mesures » apparaît dans le volet Données avec une colonne unique nommée « Colonne 1 » ne contenant pas de données.
Pour créer une table sans données, vous pouvez aussi créer une table calculée vide en écrivant le nom de la nouvelle table puis le signe égal. Validez ensuite la formule en appuyant sur la touche ENTRÉE de votre clavier. La nouvelle table apparaît dans le volet Données avec une colonne unique nommée « Column ». Cette table calculée ne contient aucune donnée.
B. Déplacer des mesures existantes
Pour déplacer une mesure existante vers la table des mesures, vous avez deux possibilités.
C. Nettoyer la table des mesures
Comme son nom l’indique, la table des mesures a pour objectif de contenir l’ensemble des mesures du modèle. Le champ « Colonne 1 » vide qui appartient à cette table est donc inutile pour vos analyses. Pour supprimer la colonne de la table des mesures, sélectionnez la colonne dans le volet Données puis ouvrez le menu contextuel grâce aux points de suspension ou grâce à un clic-droit. Sélectionnez ensuite l’option « Supprimer du modèle » puis validez.
La table des mesures apparaît maintenant en haut du volet Données avec un pictogramme particulier.
Lorsque votre table contient beaucoup de mesures, n’oubliez pas de créer des dossiers et des sous-dossiers !
Si vous supprimez la colonne alors que la table ne contient aucune mesure, la table des mesures n’est pas supprimée mais devient invisible. Vous pouvez toujours affecter une mesure à cette table depuis le menu « Outils de mesure » ou par glisser-déposer depuis la vue Modèle.
#3 – Organiser les requêtes dans Power Query
Vous avez créé des dossiers dans Power BI et organisé vos mesures dans une table dédiée ? Félicitations !
Pour aller plus loin, vous pouvez aussi organiser vos requêtes dans Power Query.
Lorsque votre rapport contient de nombreuses sources de données, il peut être nécessaire d’organiser vos données dans Power Query. Bien que l’organisation des requêtes dans Power Query n’ait aucun impact sur l’organisation des tables et des champs dans Power BI, cette pratique peut améliorer la lisibilité et faciliter la maintenance de votre rapport Power BI.
Pour créer un groupe de requêtes vide dans Power Query, faites un clic-droit dans le volet Requêtes pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionnez ensuite l’option « Nouveau groupe … » pour ouvrir la fenêtre de création du groupe de requêtes.
Dans la fenêtre de création du groupe, renseignez le nom du groupe. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi renseigner une description. La description apparaît lorsque vous gardez votre souris positionnée sur le nom du groupe dans le volet Requêtes.
Cliquez sur le bouton « OK ». Le nouveau groupe apparaît maintenant dans le volet Requêtes.
Le chiffre entre crochets indique le nombre de requêtes et de sous-groupes du groupe.
Vous venez de créer votre premier groupe de requêtes ? C’est parfait ! Maintenant, étudions quelques manipulations complémentaires …
A. Affecter des requêtes à un groupe de requêtes
Pour affecter une requête à un groupe de requêtes, sélectionnez la requête puis glissez-déposez la requête sur le groupe dans le volet Requêtes. Vous pouvez aussi ouvrir le menu contextuel de la requête par un clic-droit puis sélectionner l’option « Déplacer vers le groupe ».
Pour affecter plusieurs requêtes à un même groupe, vous pouvez sélectionner les requêtes grâce aux touches MAJ ou CTRL avant de faire un glisser-déposer ou d’ouvrir le menu contextuel par un clic-droit.
Il est aussi possible d’affecter des requêtes à un groupe de requêtes au moment de la création du groupe. Pour cela, sélectionnez les requêtes dans le volet Requêtes puis ouvrez le menu contextuel par un clic-droit. Dans les options proposées, sélectionnez l’option « Déplacer vers le groupe » puis « Nouveau groupe … ».
B. Ajouter un sous-groupe de requêtes
Pour ajouter un sous-groupe de requêtes, faites un clic-droit sur le nom du groupe dans le volet Requêtes afin d’ouvrir le menu contextuel. Choisissez ensuite l’option « Nouveau groupe … » puis renseignez le nom du sous-groupe et sa description éventuelle. Validez la fenêtre. Le sous-groupe apparaît maintenant sous le groupe.
C. Réorganiser les groupes, sous-groupes et requêtes
Les fonctionnalités de glisser-déposer sont relativement étendues au sein de Power Query. Par simple glisser-déposer, vous pouvez ainsi :
D. Supprimer un groupe de requêtes
Pour supprimer un groupe de requêtes, faites un clic-droit sur le nom du groupe dans le volet Requêtes afin d’ouvrir le menu contextuel. Choisissez ensuite l’option « Supprimer le groupe ». Le groupe est maintenant supprimé.
Si le groupe que vous souhaitez supprimer contient au moins une requête, une fenêtre de confirmation apparaît. Si vous choisissez de supprimer le groupe, les requêtes associées à ce groupe seront aussi supprimées.
Conclusion : 3 solutions pour organiser les données dans Power BI
Pour organiser vos données dans Power BI, plusieurs solutions s’offrent à vous !
Pensez à toujours nommer vos champs, tables, dossiers ou groupes avec un nom lisible et compréhensible. L’utilisation du rapport par vous-même ou un collaborateur, et sa maintenance dans le temps n’en seront que facilitées ! 👍